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LOGsuite von Lobster: Koch mit Mehrwert

Die Spedition Heinrich Koch bietet ihren Kunden seit Mai ein interaktives Kundenportal, auf dem zahlreiche Dienstleistungen und Informationen online abgerufen und erfasst werden können.

Mit dieser Zahl hat vor wenigen Jahren niemand gerechnet: Über 90 Prozent aller Aufträge erhält die Spedition Heinrich Koch in Osnabrück inzwischen in digitaler Form. Pro Monat fließen 60.000 Datensätze in die Abwicklungs-Systeme des traditionsreichen Familienunternehmens. Etwa ein Drittel dieser Menge wird von den Versandmitarbeitern der Verlader manuell über eine Internetanwendung eingegeben. Die übrigen zwei Drittel kommen direkt aus den ERP-Systemen der Kunden.

Durch die fehlerfreie elektronische Übertragung steigt nicht nur die Qualität. Koch spart sich durch die Datenfernübertragung – kurz DFÜ - erheblichen Erfassungsaufwand und kann frühzeitig disponieren. „Die starken Schwankungen im Auftragseingang gehören schließlich zu den größten Herausforderungen einer Spedition“, meint Heinz-Peter Beste, der als Mitglied der Koch-Geschäftsleitung den IT-Bereich verantwortet. Ein möglichst früher Eingang der Auftragsdaten hilft, die eigenen Kapazitäten besser zu planen und Kosten zu sparen.

Anpassen ohne Verzögerung

Koch forciert die elektronische Auftragserfassung seit 2006 mit besonderem Engagement. In diesem Zuge stieg die Zahl der direkten Anbindungen an die EDV-Systeme der Kunden stark an. Dafür hatte sich Koch mit einer Software für die automatische Übernahme, Konvertierung und Bereitstellung verschiedenster Datenformate gerüstet. Denn jeder Kunde liefert seine Daten in individuellen Formaten wie zum Beispiel EDI, XML, Idoc, ANSI, CSV, SXC oder XLS. Die Liste der möglichen Datei-Endungen ist noch viel länger und das IT-System von Koch stellt sich automatisch und ohne Verzögerung auf alle Möglichkeiten ein.

Möglich wird dies durch ein so genanntes „Wizard“-Programm. Dieses Werkzeug erkennt die vorliegenden Datenformate automatisch und wandelt sie bedarfsgerecht nach vorher festgelegten Regeln automatisch um. Seit 2006 arbeitet Koch-International mit dem „DataWizard“ der Lobster GmbH.

Neue technologische Basis

Mit dem jetzt an den Start gegangenen „Koch-Portal“ geht der Cargo Line-Partner nun einen großen Schritt nach vorne und bietet seinen Kunden an zentraler Stelle unter der Adresse www.koch-portal.de neben der Auftragserfassung zahlreiche Informationen und Dienstleistungen. Ziel ist, die manuelle Auftragserfassung für die Kunden noch attraktiver zu machen und den zeitlichen Vorlauf zwischen Auftrags-Erfassung und Ausführung zu vergrößern. „Wenn unsere Kunden heute schon Aufträge für die nächste oder übernächste Woche eingeben, können wir noch besser planen und disponieren“, erklärt Beste.
Dafür wurde die bisherige Weberfassung auf eine neue technologische Basis gestellt. Dahinter steckt nun die Lösung „LOGsuite“, die ebenfalls von Lobster stammt und ein anderes System abgelöst hat. „Mit der Logsuite können wir für jeden Kunden eine eigene Maske mit den jeweils benötigten Eingabefeldern und Informationen zur Verfügung stellen“, so Beste. Als Beispiel nennt er die Datenfelder „Tagespreis“ und „Angebotsnummer“, mit denen sich unabhängig vom jeweiligen Rahmenvertrag die automatische Abrechnung des Auftrags beeinflussen lassen.

Mit dieser Lösung schlägt Koch-International zwei Fliegen mit einer Klappe. Denn zur Zeit bearbeitet Koch täglich 100 bis 150 Anfragen für Tagespreise. In der Vergangenheit fiel es schwer, die Quote der daraus resultierenden Aufträge zu ermitteln. Bei der Web-Erfassung ergänzen die Kunden die Auftragsdaten um die entsprechende Angebots-Nummer. Der Kunde stellt damit sicher, dass am Ende der vereinbarte Preis berechnet wird und Koch kann den Erfolg der abgegebenen Tagespreise lückenlos verfolgen.

Es klingelt selten

Apropos Preis: Demnächst können auf dem Koch-Portal für jeden Auftrag auf Basis der jeweils ausgehandelten Vereinbarung Voraus- und Frachtkalkulationen vorgenommen werden. Dadurch sehen die Verlader sofort, welche Kosten einkalkuliert werden müssen und müssen nicht erst auf die Rechnung warten oder anrufen – dadurch wird die Zahl der telefonischen Kundenanfragen nochmals sinken.

Das Telefon klingelt bei Koch-International aber schon deshalb seltener, weil die elektronisch erfassten Aufträge jetzt automatisch den physischen Abholprozess anstoßen – der Kunde erhält am Bildschirm eine Auftrags-Bestätigung und muss nicht mehr zum Hörer greifen. Dasselbe gilt für alle Anfragen zum aktuellen Sendungsstatus, denn im Koch-International-Portal gibt es auch eine Tracking & Tracing-Funktion. Die aktuellen Positionsdaten der Lkw liefert die bei Koch eingesetzte Telematiklösung PSV3 von TIS.
Kunden können jetzt aber auch Auftragsdaten überspielen, die das eigene ERP-System nur unvollständig zur Verfügung stellt. „Die Information über die Anzahl der Verpackungseinheiten oder Paletten ist in den Warenwirtschaftssystemen der Kunden oft nicht verfügbar“, weiß Beste. Ab sofort müssen die Versandmitarbeiter der Kunden nur noch die fehlenden Felder ergänzen. Das spart Zeit und macht die Web-Erfassung wesentlich attraktiver.

Information per Popup

Im nächsten Schritt will Beste im Koch-International-Portal auch die Ausfuhrbescheinigungen zur Verfügung stellen und fristgerecht für alle Kunden  speichern. „In seiner individuellen Maske findet jeder Kunde dann den Reiter ‚Ausfuhrbescheinigungen´ und kann sich diese bei Bedarf jederzeit selbst ausdrucken. Bisher werden die Dokumente noch täglich per Post versendet.
Insgesamt bietet das Koch-International-Portal einen hohen Kundennutzen. Die Zufriedenheit mit der neuen Lösung und aller weiteren Dienstleistungen will Koch ab sofort regelmäßig testen – auch dies geschieht mit Hilfe der LOGsuite. „Mit der Software können wir aktuelle Popup-Fenster definieren, mit denen wir unsere Kunden über günstige Angebote und rechtliche Änderungen informieren oder um eine kurze Bewertung bestimmter Dinge bitten“, plant Beste.