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EDI im Betrieb

EDI-Varianten im Betrieb

Inhouse

Vorteile
  • Alle Ihre Systeme, z.B. Datenbanken, SAP/ERP, Warenwirtschaftssystem etc. sind direkt im Zugriff und das EDI-System kann seine volle Leistung ausspielen.
  • Lobster_data erledigt zugleich alle EDI- und EAI-Aufgaben – dafür ist der vorgenannte Punkt natürlich unverzichtbar.
  • Sie haben alles unter Kontrolle, es verlassen nur die Daten Ihr Netz, die auch für die Außenwelt bestimmt sind.
  • Sie investieren einmalig in den Kauf eines EDI-Systems und entrichten dann eine überschaubare, aber immer gleichbleibende Supportgebühr. Das ändert sich auch dann nicht, wenn Ihr Datenvolumen massiv steigt.

 

SaaS

Information - Wie sieht es in der Realität aus?
SaaS steht für „Software as a Service“, will heißen, Lobster bietet Ihnen die Dienstleistung an, Software zu nutzen, die nicht bei Ihnen installiert ist.

Wie also sieht das in der Realität aus?
In einem Rechenzentrum (bei Lobster_data ist dies in Frankfurt) ist das EDI-System installiert. Der Rechenzentrum-Betreiber sorgt dafür, dass das System hochverfügbar ist, erledigt Datensicherungen, spielt Updates und Bugfixes ein und stellt natürlich die gesamte Kommunikations-Infrastruktur bereit. Sie nutzen das Ganze von Ihrem Betrieb aus über das Internet, den Browser oder einen speziellen Client. Sie können Kommunikationskanäle einrichten, sowohl vom RZ zu Ihren Partnern als auch zu Ihnen selbst, denn die Daten müssen ja auch von Ihren Systemen in das EDI-System im RZ und zurück kommen. Auch Datenkonvertierungen und Prozessketten bilden Sie so ab. Und natürlich überwachen Sie selbst, ob alles sauber läuft. Sie sparen sich also eigene Hardware und Infrastruktur, und auch die Systemadministration ist Sache des Betreibers.
Da nicht bei Ihnen installiert wird, bezahlen Sie auch nicht gleich ein ganzes System, sondern nur die Nutzung. Es gibt verschiedene Modelle, pro aktiver Schnittstelle, pro Anzahl der Nachrichten/Konvertierungen oder Datenvolumen oder oder oder. Das spart natürlich hohe Anfangsinvestitionen.

Allerdings stößt das Konzept schnell an seine Grenzen, wenn die Anforderungen über reine Formatkonvertierung und Kommunikation hinausgehen. Wenn Sie z.B. auch Daten anreichern müssen, vielleicht zu einer Kundennummer auch Namen und Adressdaten beschaffen, wird die Sache kompliziert. Denn solche Daten liegen nun mal auf den Datenbanken und anderen Systemen in ihrem eigenen Netz und nicht beim RZ-Betreiber. Hier kann man natürlich eine VPN-Strecke aufbauen, über die vom Rechenzentrum aus auf Ihr Netz zugegriffen werden kann, aber abgesehen von Sicherheitsbedenken kostet so etwas doch ganz schön Performance. Außerdem ist es eine zusätzliche Schwachstelle, denn während das RZ vielleicht Hochverfügbarkeit garantiert, kann die VPN-Strecke schnell mal z.B. wegen DSL-Problemen o.ä. zusammenbrechen.

Wenn Sie reine EDI-Prozesse einfachen Aufbaus haben, nur Datentransport und -Konvertierung vornehmen, ist SaaS durchaus eine Option. Wird aber eine engere Anbindung an Ihre restliche IT-Landschaft benötigt, stößt diese Variante schnell an die genannten Grenzen. Soll das selbe System auch Aufgaben aus dem EAI- oder ETL-Bereich erledigen, kommt sowieso nur eine Inhouse-Lösung in Frage.

Vorteile:

  • Sie benötigen weder Hardware noch Infrastruktur (außer Internet-Anbindung)
  • Ein Rechenzentrum kann eine ganz andere Verfügbarkeit gewährleisten
  • Die rein administrativen Aufgaben wie z.B. Updates kümmern Sie nicht
  • Es fallen keine hohen Anfangsinvestitionen an

 

Nachteile:

  • Sie sind von der Zuverlässigkeit des Betreibers abhängig
  • Der Rest Ihrer IT-Landschaft ist gar nicht oder nur mit „Klimmzügen“ zu erreichen.
  • EAI- oder ETL-Themen lassen sich nicht abdecken
  • Unternehmenswichtige Daten und Prozesse befinden sich in fremder Hand
  • Je nach Intensität der Nutzung und Abrechnungsmodell können die laufenden Kosten schnell teurer werden, als es eine Inhouse-Lösung gewesen wäre

 

Tipp:
Wenn Sie im Moment nur auf Druck Ihrer Geschäftspartner überhaupt EDI angehen und nicht mehr als eine Handvoll einfache Anbindungen zu erledigen sind, ist SaaS eine verlockende Sache. Wenn aber abzusehen ist, dass sich das ganze Thema in den nächsten Jahren ausweiten wird (und da werden Sie wahrscheinlich kaum drum herumkommen), ermöglicht Ihnen Lobster beides: Sie fangen mit SaaS (oder gar EDIaaS) an, und wenn die Zeit für eine Inhouse-Installation gekommen ist, ziehen die Schnittstellen einfach zu Ihnen um. Mit Lobster_data sind Sie da gut aufgestellt!

 

EDIaaS

Information
Mit Hilfe von EDIaaS haben Sie mit dem ganzen EDI-Vorgang nur sehr, sehr wenig zu tun, denn EDI as a Service bedeutet, dass alles, vom Betrieb der Hardware bis zur Konfiguration der Kommunikationswege und Datenkonvertierungen und sogar das Monitoring von einem Dienstleister erledigt wird.

Das klingt natürlich erst mal unglaublich bequem, denn Ihre Arbeit besteht im Wesentlichen daraus, dem Dienstleister Daten für Ihre Partner in die Hand zu drücken, der sie den Empfängern dann im richtigen Format zustellen wird, und die fertig aufbereiteten Daten ihrer Partner wieder in Empfang zu nehmen. Ihre Systeme brauchen nur noch die passenden Dateien auszuspucken bzw. einzulesen, das war’s.
Doch zum einen beschränkt sich Ihre Arbeit nicht wirklich nur darauf. Ihr Dienstleister mag Ihnen auch noch die Abstimmung der Kommunikation mit Ihren Partnern abnehmen, und vielleicht kümmert er sich auch darum, herauszubekommen, wie genau denn deren Daten aussehen müssen. Sie werden ihm aber zumindest noch erklären müssen, wie ihre eigenen Daten aufgebaut sind bzw. wie genau Sie von ihm die Partnerdaten aufbereitet haben wollen. Aber gut, im Vergleich zu allen anderen Lösungen ist diese sicher die mit dem wenigsten Aufwand für Sie.

Zum anderen haben Sie aber praktisch keine Kontrolle mehr über das, was da mit Ihren geschäftskritischen Daten passiert. Sie bekommen bestenfalls noch zu sehen, ob nach Meinung des Dienstleisters alles glatt läuft oder ob irgendwelche Prozesse auf die Nase gefallen sind. Im schlimmsten Fall bemerken Sie Probleme erst, wenn sich Ihre Partner beschweren, weil Daten nicht oder unsauber ankommen oder Sie selbst auf fehlende Daten stoßen.

Außerdem müssen Sie bei jeder neuen Anbindung oder auch nur kleinen Änderung einen Auftrag an den Dienstleister stellen, diese Leistung natürlich extra bezahlen und vor allem abwarten, bis er die Manpower freistellt, um den Auftrag zu erledigen.

Und zu guter Letzt haben Sie natürlich noch, wie bei SaaS, den Nachteil, dass keine oder nur sehr eingeschränkte Zugriffe auf Ihre eigenen Systeme möglich sind. Mal schnell die Adressdaten zu einer Kundennummer aus Ihrer Datenbank ziehen? Fehlanzeige.

Vorteile:

  • Keine eigene Hardware und Infrastruktur erforderlich, stattdessen Ausfallsicherheit eines Rechenzentrums
  • Der Dienstleister bietet meist eine große Palette von möglichen Kommunikationswegen an.
  • Erfahrung und Routine des Dienstleisters im Umgang mit Software und Datenformaten
  • Es fallen keine hohen Anfangsinvestitionen an.
  • Vergleichsweise wenig eigener Arbeitsaufwand

 

Nachteile:

  • Keinerlei Kontrolle über geschäftskritische Daten und Vorgänge
  • Vollständige Abhängigkeit vom Dienstleister (Vertrauenswürdigkeit, personelle Resourcen etc.)
  • Der Rest Ihrer IT-Landschaft ist gar nicht oder nur mit „Klimmzügen“ zu erreichen.
  • Dadurch keine Chance, mit dem selben System auch EAI- oder ETL-Themen abzudecken.
  • Je nach Intensität der Nutzung und Abrechnungsmodelle können die laufenden Kosten schnell teurer werden, als es eine Inhouse-Lösung gewesen wäre.

 

Fazit:
Noch mehr als bei SaaS gilt hier, dass sich EDIaaS nur für wenige, sehr einfache EDI-Szenarien eignet. Wenn es nennenswert komplexer wird, taugt diese Lösung nicht mehr. Und hier noch stärker als bei SaaS sind Sie nicht mehr Herr über Ihre eigenen Daten und für Ihr Geschäft lebenswichtigen Vorgänge. Auch hier der Tip: Wenn Sie auf diesem Wege in das Thema EDI einsteigen wollen, halten Sie sich durch kluge Wahl des Anbieters die Möglichkeit offen, später auf eine Variante mit mehr Möglichkeiten (und mehr Kontrolle) umzusteigen, ohne wieder alles komplett neu aufsetzen zu müssen.

Freies Internet vs. VAN

EDI-Kommunikation ist das A und O
Das können Sie wörtlich nehmen. Denn Anfang und Ende, Alpha und Omega, eines EDI-Prozesses ist die Kommunikation. Irgendwie müssen Ihre Daten und die des Kunden ja in das EDI-System kommen und von dort auch wieder zurück. Dafür bietet das Internet eine Fülle von Kommunikations- und DFÜ-Protokollen. Und es kommen ständig neue hinzu. Hier eine kleine Auflistung der gängigsten, die die EDI-Software Lobster_data selbstverständlich unterstützt:

  • FTP(S): File Transfer Protocol (optional mit SSL-Verschlüsselung)
  • SMTP/POP3/IMAP: klassische EMails
  • SFTP und SCP: Secure FTP und Secure Copy, beides SSH-getunnelte Übertragungsarten
  • HTTP(S): Das altbekannte Hypertext Transfer Protocol (optional mit SSL-Verschlüsselung)
  • OFTP: Odette File Transfer Protocol; hat nur dem Namen nach was mit dem allgemein gebräuchlichen FTP zu tun und war eigentlich ein Provisorium, das es inzwischen immer noch, und zwar schon in Version 2 gibt.
  • AS2: Applicability Statement 2; die eigentliche Datenübertragung läuft über HTTP(S), allerdings sind diverse Sicherheitsschichten eingezogen, vor allem mehrere Möglichkeiten, die Daten zu verschlüsseln und zu signieren. Außerdem bekommt der Absender immer sofort eine Information, ob seine Daten sauber empfangen wurden.
  • WebDAV: Web-based Distributed Authoring and Versioning; eine Erweiterung von HTTP, die mehr Möglichkeiten der Dateiübertragung bietet (ganze Verzeichnisse), außerdem Benutzerrechte und Versionierung.

All diese Kommunikationswege finden Sie hier ausführlicher beschrieben.

Neben dem allgemeinen Internet mit diesen (und noch ein paar weiteren) EDI-Kommunikationsmöglichkeiten gibt es noch andere Wege, mit seinen Partnern elektronische Daten auszutauschen. So funktionierte zum Beispiel OFTP anfangs nur über ISDN-Verbindungen direkt zwischen den Kommunikationspartnern, was natürlich sicherer ist als eine normale FTP-Übertragung oder gar einfache Mail über’s Internet. Eine Dienstleistungsform, die sich mit der Bereitstellung von (meist) gesicherter Übertragung, oft gepaart mit ein paar zusätzlichen Dienstleistungen, beschäftigt, ist das sogenannte Value Added Network, kurz VAN.

Dieses Konzept stammt noch aus der Zeit vor dem Internet, und damals diente es dazu, vor allem zwei Punkte zu gewährleisten:

  • Kunden des VAN mussten nicht mit jedem Geschäftspartner eigens die Kommunikation aushandeln. War dieser an dasselbe VAN angeschlossen, konnte alles über VAN abgewickelt werden. Im Idealfall (alle Partner im selben VAN) war so nur eine Anbindung nötig, um alle zu erreichen.
  • Da nicht jeder in ein VAN hineinkam (wie heute ins Internet), konnte der Betreiber die sichere Übertragung gewährleisten.

In gewisser Hinsicht gelten diese Punkte auch heute noch, wobei die „Values“ (zu Deutsch nennt man die VANs „Mehrwertnetze“) heute gerne z.B. durch Datenkonvertierung und ähnliches erweitert werden, sodass VANs ein wenig in Richtung EDIaaS tendieren.

Die Frage ist nun: Was setzt man ein, wenn man selbst EDI betreiben will? Soll man sich an ein VAN ankoppeln oder einfach das Internet nutzen, das man eh schon hat? Natürlich stellt sich diese Frage nur, wenn man eben nicht nur EDIaaS nutzen will, sondern ein eigenes, wenn auch vielleicht gehostetes (SaaS) EDI-System betreibt.

Sehen wir uns noch mal die beiden Hauptvorteile des VAN an:

Vorteile:
Abgesehen davon, dass es kein Netz gibt, das nicht gehackt werden kann, sind inzwischen gerade für die gesicherte Übertragung von Daten reichlich allgemein verfügbare Standards entwickelt worden. Ob HTTPS, FTPS, SFTP/SCP oder AS2, überall wird verschlüsselt. Bei AS2 gibt es gleich mehrere Ecken, an denen mit Verschlüsselung und Signatur der Daten gearbeitet werden kann. Und eine Empfangsbestätigung ist da auch Pflicht. Dieser Pluspunkt hat sich, wenn man aktuelle Übertragungstechniken verwendet, längst erledigt.

Die Vorteile, die solche VANs früher also unbestreitbar hatten, haben sich mit der Entwicklung des Internet inzwischen weitgehend erledigt. Der Nachteil aber ist geblieben: Es kostet zusätzliches Geld. Ob nun monatliche/jährliche Gebühr oder (womöglich obendrauf) Kosten pro versendeter oder empfangener Datei, Sie zahlen noch mal extra für eine Leistung, die Sie eigentlich auch anders abdecken können.

Wie gesagt, wir sprechen hier von dem Fall, dass die zusätzlich bei EDI anfallenden Arbeiten wie Datenkonvertierung, -abgleich, anreicherung etc. bereits von einem speziellen System abgedeckt werden. Wenn Sie nur einfaches EDIaaS benötigen, mag das Angebot eines entsprechenden VANs ausreichen (wobei eine Beschränkung nur auf angebundene Kommunikationspartner heute wohl kaum noch hinnehmbar wäre…).

Rufen Sie uns an und lassen Sie sich telefonisch beraten unter +49.8157.590 99-0.

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