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EDI

EDI (Electronic Data Interchange)

Während EAI die Kommunikation der IT-Systeme innerhalb eines Unternehmens behandelt, betrifft EDI den elektronischen Datenaustausch zwischen mehreren Unternehmen. Auch hier aber „sprechen“ die IT-Systeme direkt miteinander, der Mensch sollte nur noch Kontrollfunktion haben.

Wie bringt man nun die Software verschiedener Unternehmen zur Zusammenarbeit? Jedes Programm hat sein eigenes Datenformat, als „Kommunikationsschnittstelle“ kann man oft bestenfalls die Textdateien bezeichnen, die ausgeworfen und eingelesen werden können – das artet in babylonische Sprachenverwirrung aus.

Dafür gibt es zum einen gewisse Datenformate, die von großen Organisationen (bis hin zu UNO-Abteilungen) als Standards entwickelt wurden, zum anderen Software, die in der Lage ist, Daten von einem ins andere Format umzuwandeln. Man könnte hier von Dolmetschern sprechen, die zwischen all den vielen Sprachen und Dialekten übersetzen können. Und wie bei den Dolmetschern der UNO wird meist nicht direkt von Afrikaans in Thai übersetzt, sondern in eine der Standard-Sprachen (bspw. Englisch oder Französisch) und von der in die Zielsprache. In der Welt des EDI heißen die Standards EDIfact, Fortras oder BMEcat, die Äquivalente zu den regionalen Sprachen sind meist CSV-Dateien oder Texte im „Feste Länge“-Format (alias FixRecord), die gerne unter dem Begriff „inhouse“ laufen. Also eben das Format, das im eigenen Hause genutzt wird und sonst womöglich nirgends auf der Welt.

Haben nun beide an der Kommunikation beteiligten Unternehmen solche „Dolmetscher“-Software im Hause, können sie Daten vom eigenen Format in eines der Standard-Formate umsetzen und auf beliebigem elektronischem Wege an den Partner schicken. Der setzt den Standard wiederum in sein Format um und füttert damit seine Systeme. Die Kommunikation ist somit der Dritte im Bunde, der EDI erst komplett macht.

Beispiel:
So eine Kundenbestellung, wie wir sie im EAI-Beispiel angesprochen haben, sollte heute nicht mehr wirklich von einem Sachbearbeiter eingegeben werden. Bestellungen sollten vielmehr elektronisch eintreffen, z.B. als Mail oder über das Bestellformular einer Website. Oder – um im B2B-Bereich zu bleiben – per EDIfact-Datei direkt aus dem EDI-System des Kunden.

Als erstes erhalten Sie eine Mail. Die EDI-Software nimmt sich den Anhang mit der Bestellung heraus. Anhand des Dateinamens oder des Betreffs erkennt sie, um was es geht. Zur Not muss sie in den Inhalt schauen, falls die anderen Merkmale nicht ausreichen. Dann liest sie die Daten ein und speist sie ins Auftragserfassungssystem (kurz AES). Ab hier übernimmt unsere EAI-Software, da wir hier bei den Begriffserklärungen ja strikt zwischen beiden trennen. Diese ist irgendwann mit der Bearbeitung fertig, der Auftrag mit allen Lieferzeiten, voraussichtlichem Liefertermin für den Kunden, evtl. Sonderkonditionen usw. steht im AES, und es kann nun eine Auftragsbestätigung mit allem Drum und Dran an den Besteller versendet werden. Da übernimmt dann wieder EDI.

Eine Möglichkeit wäre, dass die EAI-Software aus dem AES alle Daten für die Auftragsbestätigung zieht und als kleine CSV-Datei in ein Verzeichnis legt, aus dem das EDI-System sie ausliest und in ein EDIfact-Dokument einbaut. Der entsprechende Nachrichtentyp heißt in diesem Fall ORDRSP (die Namen aller Nachrichtentypen haben sechs Buchstaben, dieser Name hier steht für Order Response.).
Ist das ORDRSP erst einmal erstellt, bekommt der Kunde eine Mail, die als Anhang diese EDIfact-Nachricht enthält und wahrscheinlich umgehend von seinem EDI-System verarbeitet wird.

Sehen wir uns kurz den B2C-Bereich an, also die Kommunikation und den Handel zwischen Unternehmen und Endkunden, wie z.B. Privatleuten.

In diesem Fall gingen sicher keine EDIfact-Dateien hin und her. Wahrscheinlicher ist, dass der Kunde über ein Webformular seine Bestellung aufgibt, z.B. in einem Webshop mit Warenkorb. Auch er wird zwar eine Auftragsbestätigung erhalten, diese dürfte dann aber eher folgende Form haben:

 

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

wir bedanken uns sehr für Ihren Auftrag und bestätigen hiermit ihre Bestellung.

Artikelnummer Bezeichnung Menge Einzelpreis Gesamtpreis
4711 Nette Überraschung 2 € 9.99 € 19.98

Gesamtsumme: € 19.98
enth. MwSt: € 2.76
Voraussichtlicher Liefertermin: 30.02.2099

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Kramerladen

Die Kommunikation nach außen läuft ganz anders: Im Eingang haben wir womöglich eine CSV-Datei, die uns ein PHP-Script des Webshops per FTP liefert, und die Antwortmail enthält keinen EDIfact-Anhang, sondern einen Fließtext. Der Prozess dazwischen allerdings ist derselbe. Deshalb ist es sinnvoll, wenn die verschiedenen Aspekte eines solchen Vorgangs möglichst modular aufgebaut sind:

  • Kommunikation über verschiedene Kanäle
  • Einlesen der Daten aus unterschiedlichen Formaten
  • Verarbeitung im Zusammenspiel mit internen Systemen
  • Ausgabe der Antwortdaten in diverse Formate
  • Kommunikation der Ergebnisse nach draußen auf verschiedenen Wegen

Hier der ganze Ablauf schematisch dargestellt:

EDI-Schema

Einerseits ist eine Trennung der Abläufe des EDI- und des EAI-Bereichs ganz sinnvoll, da es das EAI-System nicht interessiert, wie die Aufträge in das AES kommen und wie die Bestätigungen versendet werden, andererseits hat man oft dieselben technischen Vorgänge auf beiden Seiten, wie hier zum Beispiel die Kommunikation mit dem AES oder auch mit Datenbanken. Zu allem Überfluss schicken wir eine WebService-Anfrage vom EAI- zum EDI-System, das diese wiederum nach außen zu unserem Lieferanten weiterleitet, nur, um alles zwanghaft getrennt zu halten. Besser ist es da doch, ein System zu haben, das alles kann, und die Modularität eher innerhalb der Abläufe dieses Systems aufzubauen.

Datenformate & Nachrichtenstandards:
Die EDI-Software Lobster_data erlaubt die Verarbeitung aller gängigen Datenformate wie EDIFACT, XML, ANSI X.12, SAP IDoc, CSV, FixRecord, VDA, binäres Excel, BMECat etc. Eine Übersicht und Erklärung der Datenformate finden Sie hier.

Über 4.000 Vorlagen für Schnittstellen zu ERP-Systemen sowie alle wichtigen Industriestandards (EDIFACT, SAP IDoc, VDA, Fortras, ANSI X.12, etc.) sind kostenfrei in Lobster_data enthalten.

Datenkommunikationswege:
Als EDI-Software unterstützt Lobster_data alle gängigen Protokolle zum elektronischen Datenaustausch. Darunter FTP(S), OFTP, OFTP2, SMTP, HTTP(S), SMS, SAP-ALE, IBM-Data-Queue, Datenbanken, AS2, X.400, WebDAV, SCP, SSH sowie WebServices. Eine Übersicht und Erklärung der Datenkommunikationswege, Datenquellen und Datensenken finden Sie hier.

Über 4.000 Vorlagen für Schnittstellen zu ERP-Systemen sowie alle wichtigen Industriestandards (EDIFACT, SAP IDoc, VDA, Fortras, ANSI X.12, etc.) sind kostenfrei in Lobster_data enthalten.

Fazit:
EDI steht für alle Vorgänge der automatisierten Kommunikation zwischen den eigenen IT-Systemen und der Außenwelt. Dazu gehört nicht nur die reine Übertragung der Daten (Mail, FTP, WebService, AS2, …), sondern auch die Umsetzung zwischen verschiedenen Datenformaten (oft über Standardformate als Zwischenschritt), die Anreicherung mit zusätzlichen Informationen, der Datenabgleich und das Einpflegen in bzw. Auslesen aus den internen Systemen. Der Mensch sollte hier nur noch überwachende Funktion haben, um bei Fehlern (z.B. durch unsaubere Daten oder Netzprobleme) eingreifen und nach den entsprechenden Korrekturen die Nachbearbeitung anstoßen zu können. EDI- wie EAI-Systeme sollten daher ein übersichtliches Monitoring bieten sowie umfassende Möglichkeiten, auf Fehler schnell und effizient zu reagieren.

Sehen Sie dazu auch Lobster_data – die Datenmangement-Software für effizientes EDI und EAI – oder lassen Sie sich telefonisch beraten unter +49.8157.590 99-0.

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